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El cliente corporativo necesita 8 vehículos. Usted solo tiene 5 disponibles.
Un responsable de viajes corporativos de Amberes le envía una solicitud un jueves por la tarde: necesita 8 vehículos para realizar traslados entre el Aeropuerto de Bruselas y el complejo empresarial de su empresa durante cuatro días. Su flota dispone de 12 vehículos. Seis ya están asignados para esas fechas. Puede cubrir parte del servicio, pero no la operación completa.
Entonces llama a un operador con el que ya ha colaborado anteriormente. Él tiene disponibilidad. El acuerdo queda cerrado tras una llamada de 15 minutos, un mensaje con el itinerario y una conversación por WhatsApp que terminará acumulando más de treinta mensajes durante la semana siguiente. Sus conductores realizan los servicios. El pasajero recibe la confirmación de su empresa, pero el vehículo que llega pertenece a otra compañía y lleva su propia marca.
Así es como trabajan hoy la mayoría de las empresas de traslados al aeropuerto en Bélgica, Alemania y los Países Bajos.
Funciona. Hasta que deja de funcionar.
Si desea descubrir las oportunidades que se abren a medida que crecen su flota y su red de socios para traslados al aeropuerto, consulte: Por qué las empresas de traslados con más de 10 vehículos necesitan un software de despacho para automatizar la asignación de conductores
Índice
- Por qué dejan de funcionar los acuerdos informales entre socios
- Qué significa realmente mantener el control de la marca en una red socios traslados aeropuerto
- Cómo es una red socios traslados aeropuerto bien estructurada
- Cómo funciona en la práctica la red de socios de CodiCo
- Precios entre socios: quién establece las tarifas
- Errores que cometen los operadores al crear una red socios traslados aeropuerto
- Una red de socios es una estrategia de crecimiento, no un plan de emergencia
Por qué dejan de funcionar los acuerdos informales entre socios
Esta situación es más habitual de lo que parece. Un pasajero reservó un traslado desde el aeropuerto a través de su sitio web. Veinte minutos antes de la hora prevista para la recogida, le envía un mensaje preguntando dónde está su conductor. Usted no lo sabe: el servicio se asignó a un socio hace dos días y ha perdido la visibilidad sobre ese trayecto. Llama al socio. No responde. Llama directamente al conductor y consigue hablar con él mientras se dirige a otra recogida. El pasajero espera 14 minutos en la zona de llegadas. Le llama a usted, no al socio. La reclamación la recibe su empresa.
Es posible que el socio sea totalmente fiable. El problema es mucho más simple: en cuanto la reserva empieza a gestionarse mediante llamadas telefónicas y WhatsApp, su equipo de despacho deja de tener visibilidad de lo que está ocurriendo.
Después aparece otro problema: las tarifas. Un operador recuerda una tarifa fija acordada previamente; el otro calcula el trayecto según la distancia y la diferencia solo sale a la luz cuando llega la factura. Uno de sus conductores deja a un pasajero en el Aeropuerto de Ámsterdam y regresa sin pasajeros a la ciudad, mientras que su socio tiene una recogida en la misma terminal apenas 25 minutos después. Ninguno de los dos lo sabía. Son 50 kilómetros de recorrido en vacío que una plataforma conectada habría evitado.
Los acuerdos informales entre socios funcionan cuando el volumen de trabajo es reducido, ambas empresas se conocen y el riesgo de cada servicio es bajo. Pero cuando la actividad crece —5 servicios compartidos por semana, después 15 y finalmente un contrato corporativo recurrente— el problema deja de ser una simple cuestión de organización. Se convierte en un reto operativo completamente distinto.
La solución no es dejar de colaborar con socios.
Qué significa realmente mantener el control de la marca en una red socios traslados aeropuerto
En este contexto, mantener el control de la marca no tiene que ver con logotipos ni con la identidad visual.
El pasajero hizo la reserva a través de su sitio web. Tiene el correo de confirmación de su empresa y su número de teléfono. Si surge cualquier incidencia, se pondrá en contacto con usted, no con la empresa cuyo conductor realizó el servicio. Ahí reside el verdadero riesgo: el socio realiza el traslado, pero cualquier impacto sobre la reputación recae en su empresa.
El vehículo del socio no tiene por qué ser idéntico al suyo. Lo importante es que el pasajero siga recibiendo información precisa de la empresa con la que contrató el servicio y que su equipo de despacho pueda actuar de inmediato ante cualquier cambio.
Esto significa que la reserva, la confirmación y toda la comunicación con el pasajero se gestionan desde su propia plataforma, independientemente de la empresa que aporte el conductor.
Cómo es una red socios traslados aeropuerto bien estructurada
Puede seguir llamando a un operador de confianza para que cubra dos vehículos. Sin embargo, en una red de socios para traslados al aeropuerto bien estructurada, la reserva no desaparece de su operativa en cuanto el socio acepta realizar el servicio.
Antes de compartir el primer servicio, ya existen dos elementos fundamentales: una plataforma de despacho compartida y unas tarifas acordadas de antemano. Ambos operadores trabajan dentro del mismo sistema. Su socio recibe las asignaciones directamente desde la plataforma, con todos los datos de la reserva, la información del pasajero y la ruta. El estado del servicio, la confirmación de la recogida y la finalización del trayecto se actualizan en su sistema en tiempo real. No hace falta llamar para comprobar si el conductor salió a la hora prevista.
Las tarifas acordadas de antemano significan exactamente eso: el socio define sus precios para determinadas rutas o zonas antes de recibir el primer servicio compartido. Cuando asigna una reserva a un socio, las condiciones comerciales ya están establecidas. No hay nada que negociar después.
Para el pasajero, la experiencia sigue siendo exactamente la misma. Recibe la misma confirmación y el mismo flujo de comunicación que tendría en cualquier reserva realizada con su empresa. Que el traslado lo realice el conductor de otra empresa es simplemente un detalle operativo interno que no afecta a su experiencia como cliente.
Cómo funciona en la práctica la red de socios de CodiCo
La red de socios de CodiCo forma parte de la plataforma de despacho y no es un módulo independiente añadido posteriormente.
Las empresas colaboradoras se incorporan directamente a su sistema CodiCo. Cada empresa dispone de su propia cuenta para consultar reservas, definir sus tarifas y gestionar a sus conductores, todo ello dentro de la misma plataforma que usted administra. Antes de compartir el primer servicio, usted configura las zonas donde se aplicarán las tarifas de cada empresa y cada socio introduce sus tarifas para las rutas y zonas que cubre. Esas tarifas quedan registradas en el sistema antes de asignar el primer servicio compartido, por lo que no es necesario negociar después. Para obtener más información sobre esta configuración, consulte la configuración de precios de CodiCo.
A partir de ese momento, el despacho automático gestiona la asignación de servicios. Cuando entra una reserva para una zona donde operan varias empresas, el sistema compara las tarifas configuradas previamente y envía primero el servicio a la empresa que ofrece la mejor opción. Si la empresa acepta, asigna el conductor desde el perfil de su propia empresa. Si rechaza el servicio o no responde, la reserva se ofrece automáticamente al siguiente socio disponible de esa zona.
El administrador mantiene una visibilidad completa en todo momento. El módulo de seguimiento en tiempo real de CodiCo muestra en un mapa a todos los conductores activos, tanto de su empresa como de sus socios. Puede ver qué servicio realiza cada conductor, dónde se encuentra y el estado de cada trayecto en tiempo real. Esto cambia por completo la situación descrita al principio del artículo: cuando el pasajero llama, usted sabe exactamente dónde está el conductor.
La liquidación entre empresas también está automatizada. La sección Total Commissions registra lo que ha ganado cada empresa y los importes pendientes. Cuando llega el momento de realizar la conciliación, genera una factura directamente desde la plataforma. Toda la información comercial ya está disponible, basada en las reservas completadas y en las tarifas acordadas previamente.
📱 Ver: Conecte su red socios traslados aeropuerto con el software de despacho de CodiCo
📱 Ver: Tarifas de empresas: cómo sus socios pueden añadir sus precios
Precios entre socios: quién establece las tarifas
Este es el aspecto que más dudas genera entre los operadores cuando pasan de acuerdos informales a una red de socios para traslados al aeropuerto, por lo que conviene explicarlo de forma clara.
Cada socio establece las tarifas de los servicios que ofrece, ya sea por ruta, zona o tipo de vehículo, y las introduce directamente en el sistema. Usted puede consultar esos precios antes de asignar cualquier servicio. Con esa información y el margen que desea obtener, decide qué reservas asignar a cada empresa de su red de socios.
Desde el punto de vista del pasajero, no cambia nada. El cliente ve el precio que su empresa le mostró al realizar la reserva. La tarifa del socio forma parte de un acuerdo comercial interno y no afecta al importe que paga el cliente. La plataforma gestiona esta separación de forma automática.
Como la tarifa del socio queda registrada antes de asignar el servicio, la conciliación posterior se basa en las reservas completadas y en los precios almacenados en el sistema, en lugar de depender de acuerdos verbales o conversaciones por WhatsApp.
Errores que cometen los operadores al crear una red socios traslados aeropuerto
Crean la red solo cuando la necesitan con urgencia. Un cliente corporativo solicita más vehículos de los que el operador puede ofrecer y, de repente, hay que buscar socios, acordar tarifas y poner en marcha todo el sistema en la misma semana en que comienza el servicio. Ese es el peor momento para crear una red de socios para traslados al aeropuerto. Los socios elegidos con prisas pueden no ser los adecuados. Las tarifas negociadas a última hora suelen generar problemas más adelante. Además, los primeros servicios compartidos, con un cliente corporativo supervisando toda la operación, no son el mejor escenario para poner a prueba una nueva colaboración.
Los operadores que gestionan con éxito una red de socios la desarrollan durante los periodos de menor actividad. Así disponen del tiempo necesario para evaluar posibles colaboradores, configurar cuidadosamente las tarifas y realizar algunos servicios compartidos de bajo riesgo antes de asumir contratos importantes. No es un simple detalle operativo. Es la diferencia entre una red de socios preparada para responder bajo presión y otra que empieza a generar problemas precisamente en plena temporada alta.
Combinan diferentes sistemas. Un socio trabaja con CodiCo, otro utiliza una hoja de cálculo y un tercero gestiona los servicios por WhatsApp. En cuanto una reserva sale de su plataforma, usted pierde visibilidad sobre lo que está ocurriendo. Una red de socios para traslados al aeropuerto requiere que todos los socios activos trabajen dentro de la misma plataforma; de lo contrario, el principal problema de los acuerdos informales sigue existiendo, aunque se utilicen herramientas diferentes.
No acuerdan las tarifas por adelantado. Cualquier conversación sobre precios que tenga lugar después de completar un servicio puede convertirse en un conflicto. El sistema permite definir las tarifas antes del primer servicio compartido. Ese debería ser un requisito imprescindible.
Las redes de socios también ayudan a reducir uno de los costes operativos más elevados de las empresas de traslados al aeropuerto: los trayectos de regreso sin pasajeros. Si uno de sus conductores deja a un pasajero en el Aeropuerto de Bruselas y vuelve a la ciudad vacío, un socio conectado que tenga una recogida en la misma terminal puede aprovechar ese trayecto de regreso. Para conocer con más detalle el impacto económico de este sistema, consulte: Cómo eliminar los kilómetros en vacío en la gestión de flotas de traslados al aeropuerto
Una red de socios es una estrategia de crecimiento, no un plan de emergencia
Los operadores que desarrollan con antelación una red de socios para traslados al aeropuerto y amplían su capacidad operativa pueden aceptar reservas de gran volumen con total confianza. Mientras tanto, los competidores que dependen únicamente de su propia flota siguen viéndose obligados a rechazarlas.
Un operador con una flota de 12 vehículos que desarrolla su red de socios para traslados al aeropuerto con CodiCo puede ofrecer hasta 20 vehículos a un cliente corporativo y cumplir realmente ese compromiso. Los socios ya están registrados en el sistema, sus tarifas ya están configuradas y las reservas se asignan automáticamente cuando la flota propia alcanza su capacidad máxima. Esa capacidad adicional proviene de socios verificados, ya conectados y con tarifas previamente definidas en la plataforma, en lugar de invertir en vehículos que probablemente solo se utilizarían al máximo durante los periodos de mayor demanda.
Es una forma diferente de hacer negocios. Un operador con 12 vehículos capaz de prestar un servicio fiable con 20 puede competir por contratos mucho más importantes que una empresa limitada a la capacidad de su propia flota. Los responsables de viajes corporativos en Bélgica y los Países Bajos, que organizan traslados al aeropuerto de forma habitual, no quieren coordinar a varios proveedores. Prefieren trabajar con un único operador capaz de cubrir todo el volumen de servicio de manera constante.
Las empresas que desarrollan su red de socios antes de necesitarla obtienen una ventaja competitiva muy clara: pueden aceptar oportunidades que sus competidores tienen que rechazar. Si desea conocer cómo esta estrategia se traduce en un aumento real de los ingresos, le recomendamos leer: Estrategias de ingresos: aumente un 30 % la rentabilidad de su flota de taxis sin contratar más conductores
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CodiCo ofrece a las empresas de traslados al aeropuerto todo lo necesario para crear y gestionar una red de socios para traslados al aeropuerto sin perder el control de la marca, las operaciones ni la gestión comercial. Conecte socios de confianza, acuerde las tarifas antes del primer servicio compartido, supervise a todos los conductores en tiempo real y acepte contratos que su propia flota no podría cubrir por sí sola.
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