Subscribe
De zakelijke klant heeft 8 voertuigen nodig. U heeft er maar 5 beschikbaar.
Op een donderdagmiddag ontvangt u een aanvraag van een travelmanager uit Antwerpen. Het bedrijf heeft 8 voertuigen nodig voor ritten tussen Brussels Airport en het kantoor. De ritten zijn verdeeld over vier dagen. Uw wagenpark heeft 12 auto’s, maar zes daarvan zijn al ingepland. U kunt dus maar een deel van de opdracht aannemen.
U belt een collega met wie u al vaker hebt samengewerkt. Hij heeft nog auto’s vrij. Binnen vijftien minuten zijn de afspraken gemaakt. Daarna volgen een planning en een reeks WhatsApp-berichten. Aan het einde van de week zijn dat er meer dan dertig. Zijn chauffeurs rijden de ritten. De klant krijgt een bevestiging van uw bedrijf, maar ziet een auto van een ander bedrijf voorrijden.
Zo werken veel bedrijven in het luchthavenvervoer in België, Nederland en Duitsland.
Dat gaat goed. Totdat er iets misgaat.
Wilt u weten welke mogelijkheden ontstaan zodra uw wagenpark groeit? Lees dan ook: Waarom transferbedrijven met meer dan 10 voertuigen dispatchsoftware nodig hebben om de chauffeursplanning te automatiseren
Inhoudsopgave
- Waarom informele samenwerking met partners niet blijft werken
- Wat controle over uw merk echt betekent
- Hoe een goed partnernetwerk werkt
- Hoe het partnernetwerk van CodiCo werkt
- Tarieven tussen partners: wie bepaalt de prijs?
- Welke fouten bedrijven maken bij samenwerking
- Een partnernetwerk helpt uw bedrijf groeien
Waarom informele samenwerking met partners uiteindelijk niet meer werkt
Dit is een situatie die regelmatig voorkomt. Een passagier heeft via uw website een luchthaventransfer geboekt. Twintig minuten vóór de geplande ophaaltijd stuurt zij een bericht met de vraag waar haar chauffeur blijft. U weet het niet, want de rit is twee dagen eerder aan een partner toegewezen en u heeft geen zicht meer op de status van de rit. U belt de partner, maar krijgt geen gehoor. Vervolgens belt u de chauffeur rechtstreeks en bereikt u hem terwijl hij onderweg is naar een andere ophaallocatie. De passagier wacht ondertussen al 14 minuten in de aankomsthal. Uiteindelijk belt zij uw bedrijf, niet uw partner. En de klacht komt dus ook bij u terecht.
Misschien is uw partner volledig betrouwbaar. Het echte probleem is eenvoudiger: zodra een boeking via telefoongesprekken en WhatsApp wordt afgehandeld, weet uw planner niet meer wat er precies gebeurt.
Daarna ontstaan vaak prijsverschillen. De ene vervoerder gaat uit van een eerder afgesproken vast tarief, terwijl de andere de rit op basis van de afstand berekent. Het verschil wordt pas zichtbaar zodra de factuur binnenkomt. Intussen heeft uw chauffeur net een passagier afgezet op Amsterdam Airport en rijdt hij leeg terug naar de stad, terwijl uw partner 25 minuten later een ophaalrit vanaf dezelfde terminal heeft. Geen van beiden wist daarvan. Dat betekent 50 kilometer aan onnodige lege kilometers die met één gekoppeld systeem eenvoudig voorkomen hadden kunnen worden.
Informele samenwerking met partners werkt prima zolang het aantal gezamenlijke ritten beperkt blijft, beide vervoerders elkaar goed kennen en de gevolgen van elke opdracht nog goed te overzien zijn. Maar zodra het aantal ritten groeit – eerst vijf gedeelde ritten per week, daarna vijftien en uiteindelijk een terugkerend zakelijk contract – wordt de samenwerking niet alleen complexer. Het wordt een probleem voor de dagelijkse planning.
De oplossing is niet om te stoppen met samenwerken met partners.
Wat controle over uw merk echt betekent binnen een partnernetwerk
Controle over uw merk draait in deze situatie niet om logo’s of de kleuren van uw huisstijl.
De passagier heeft via uw website geboekt. Hij of zij heeft uw bevestigingsmail ontvangen en beschikt over uw telefoonnummer. Wanneer er iets misgaat of anders verloopt dan verwacht, neemt de passagier contact op met uw bedrijf – niet met de chauffeur of de partner die de rit uitvoert. Daar ligt het risico: de partner verzorgt de rit, maar de gevolgen voor uw reputatie zijn voor uw rekening.
Het voertuig van uw partner hoeft er niet precies hetzelfde uit te zien als dat van u. Belangrijk is dat de passagier de juiste informatie blijft ontvangen van het bedrijf waarbij de boeking is gemaakt en dat uw planner direct antwoord kan geven zodra er iets verandert.
Dat betekent dat de boeking, de bevestiging en alle communicatie via uw eigen platform verlopen, ongeacht welk bedrijf uiteindelijk de chauffeur levert.
Hoe een goed georganiseerd partnernetwerk werkt
U kunt nog steeds een vertrouwde vervoerder bellen en vragen om twee voertuigen over te nemen. In een goed georganiseerd partnernetwerk verdwijnt de boeking echter niet uit uw planning zodra de partner de opdracht accepteert.
Voordat ook maar één gedeelde rit wordt toegewezen, zijn twee zaken geregeld: een gedeeld dispatchplatform en vooraf afgesproken tarieven. Beide vervoerders werken in hetzelfde systeem. Uw partner ontvangt de opdrachten rechtstreeks via het platform, inclusief alle gegevens over de boeking, de passagier en de route. De status van de rit, de bevestiging van de ophaalrit en de afronding van de rit worden daarna direct met u gedeeld. U hoeft de partner niet meer te bellen om te controleren of de chauffeur op tijd is vertrokken.
Vooraf afgesproken tarieven betekenen precies wat de naam zegt: uw partner bepaalt de tarieven voor vaste routes of zones voordat de eerste opdracht wordt uitgevoerd. Zodra u een gedeelde boeking toewijst, liggen de prijsafspraken al vast. Achteraf hoeft er niets meer te worden besproken.
Voor de passagier blijft alles hetzelfde. Zij ontvangen dezelfde bevestiging en dezelfde berichten als bij iedere andere boeking via uw bedrijf. Dat de rit uiteindelijk wordt uitgevoerd door een chauffeur van een partnerbedrijf, is een intern onderdeel van de samenwerking en heeft geen invloed op de ervaring van de klant.
Hoe het partnernetwerk van CodiCo werkt
Het netwerk van partners van CodiCo is onderdeel van het dispatchplatform en geen losse uitbreiding.
Partnerbedrijven worden rechtstreeks in uw CodiCo-systeem geregistreerd. Elk bedrijf krijgt een eigen account waarmee het eigen boekingen kan bekijken, eigen tarieven kan instellen en chauffeurs kan beheren. Alles blijft daarbij in hetzelfde platform waarin u werkt. Voordat gedeelde boekingen worden verwerkt, bepaalt u voor welke gebieden bedrijfstarieven gelden en voert iedere partner de tarieven in voor de routes en zones die zij bedienen. Deze tarieven staan al in het systeem voordat de eerste rit wordt toegewezen. Daardoor zijn er achteraf geen prijsonderhandelingen meer nodig. Meer informatie over deze instellingen vindt u in de uitleg over de prijsinstellingen van CodiCo.
Vanaf dat moment verzorgt geautomatiseerde dispatch de verdeling van de ritten. Wanneer een boeking binnenkomt voor een gebied waar meerdere bedrijven actief zijn, berekent het systeem welk bedrijf het beste tarief biedt en stuurt het de opdracht eerst naar dat bedrijf. Accepteert het bedrijf de rit, dan wijst het een chauffeur toe vanuit het eigen bedrijfsprofiel. Wordt de opdracht geweigerd of blijft een reactie uit, dan stuurt het systeem de boeking automatisch door naar de andere bedrijven in dat gebied.
De beheerder houdt ondertussen het volledige overzicht. De module Live Tracking van CodiCo toont alle actieve chauffeurs direct op de kaart, zowel uw eigen chauffeurs als die van uw partners. U ziet meteen welke opdracht iedere chauffeur uitvoert, waar hij zich bevindt en wat er op dat moment binnen uw bedrijf gebeurt. Daardoor ziet de situatie uit het begin van dit artikel er heel anders uit: wanneer een passagier belt, kunt u direct zien waar de chauffeur zich bevindt.
Ook de financiële afhandeling verloopt automatisch. In het onderdeel Total Commissions ziet u wat ieder bedrijf heeft verdiend en welke bedragen nog openstaan. Wanneer het tijd is om af te rekenen, kunt u rechtstreeks vanuit het platform een factuur genereren. Alle commerciële gegevens zijn dan al beschikbaar op basis van de afgeronde boekingen en de vooraf afgesproken tarieven.
📱 Bekijk: Verbind uw partnernetwerk met de dispatchsoftware van CodiCo
📱 Bekijk: Bedrijfstarieven – zo voegen uw partners hun tarieven toe
Tarieven tussen partners: wie bepaalt wat?
Dit is vaak het onderwerp waar vervoerders de meeste vragen over hebben wanneer zij overstappen van informele afspraken naar een goed georganiseerde samenwerking. Daarom is het belangrijk om hierover duidelijk te zijn.
Uw partner bepaalt zelf de tarieven voor de diensten die hij levert – per route, zone of voertuigcategorie – en voert deze rechtstreeks in het systeem in. U ziet deze tarieven voordat een opdracht wordt toegewezen. Op basis van deze tarieven en uw eigen marge beslist u welke boekingen u aan welke partner toewijst.
Voor de passagier verandert er niets. Die ziet de prijs die uw bedrijf tijdens het boeken heeft aangeboden. Het tarief van de partner is een interne prijsafspraak en staat helemaal los van het bedrag dat de klant betaalt. Het platform houdt beide automatisch van elkaar gescheiden.
Omdat het tarief van de partner al vóór de dispatch is vastgelegd, worden de financiële afrekeningen later gebaseerd op de boekingen en tarieven die al in het systeem staan. Niet op twee verschillende uitleggen van een telefoongesprek.
Welke fouten vervoerders maken bij het opbouwen van een partnernetwerk
Ze bouwen het pas op wanneer het dringend nodig is. Een zakelijke klant vraagt om meer capaciteit dan de vervoerder zelf kan leveren. Plotseling moeten partners worden toegevoegd, tarieven worden afgesproken en moet de hele samenwerking worden getest in dezelfde week waarin de opdracht al begint. Dat is het slechtst mogelijke moment om een partnernetwerk op te zetten. Partners die onder tijdsdruk worden gekozen, blijken achteraf niet altijd de juiste keuze. Tarieven die snel worden afgesproken, leiden later vaak tot discussies. En de eerste gedeelde ritten – terwijl een belangrijke zakelijke klant meekijkt – zijn niet het juiste moment om een nieuwe manier van werken uit te proberen.
Vervoerders met een succesvol partnernetwerk bouwen dit juist op in rustige periodes. Dan is er voldoende tijd om mogelijke partners zorgvuldig te beoordelen, tarieven goed in te stellen en eerst enkele gedeelde ritten met een beperkt risico uit te voeren voordat er belangrijke opdrachten op het spel staan. Dat is geen klein detail in de planning. Het is het verschil tussen een partnernetwerk dat ook tijdens drukke periodes betrouwbaar blijft werken en een netwerk dat juist dan voor extra problemen zorgt.
Ze combineren verschillende systemen. De ene partner werkt met CodiCo, een andere met een spreadsheet en een derde beheert ritten via WhatsApp. Zodra een boeking uw platform verlaat, verliest u het overzicht. Een goed georganiseerd netwerk van partners vraagt erom dat alle actieve partners in hetzelfde systeem werken. Anders blijft het oorspronkelijke probleem van informele samenwerking bestaan, alleen met andere hulpmiddelen.
Ze slaan vooraf afgesproken tarieven over. Elke discussie over de prijs die pas na afloop van een rit ontstaat, kan uitmonden in een conflict. Met het systeem kunnen tarieven al vóór de eerste gedeelde boeking worden vastgelegd. Daar zou geen uitzondering op mogen worden gemaakt.
Een partnernetwerk helpt bovendien om een van de hoogste terugkerende kosten binnen luchthavenvervoer te verlagen: lege terugritten. Wanneer uw chauffeur een passagier afzet op Brussels Airport en vervolgens leeg terugrijdt naar de stad, kan een aangesloten partner met een ophaalrit vanaf dezelfde terminal die terugrit benutten. Wilt u zien hoe dit financieel voordeel oplevert? Lees dan ook: Hoe u lege kilometers in het wagenpark voor luchthavenvervoer kunt elimineren
Een partnernetwerk is een groeistrategie, geen noodoplossing
Vervoerders die hun partnercapaciteit vooraf regelen, kunnen met vertrouwen grotere opdrachten aannemen. Concurrenten die alleen op hun eigen wagenpark vertrouwen, moeten zulke aanvragen vaak afwijzen.
Een vervoerder met 12 voertuigen die zijn partnernetwerk via CodiCo heeft opgebouwd, kan zonder aarzelen een offerte uitbrengen voor 20 voertuigen aan een zakelijke klant. De partners staan al in het systeem, hun tarieven zijn vooraf ingesteld en zodra de eigen vloot volledig is ingepland, worden opdrachten automatisch doorgestuurd. Die extra capaciteit komt van vaste partners die al zijn gekoppeld en waarvan de tarieven al in het systeem staan. Zo hoeven er geen extra voertuigen te worden aangeschaft die alleen tijdens drukke periodes volledig worden benut.
Dat is een heel andere manier van ondernemen. Een vervoerder met 12 voertuigen die betrouwbaar 20 voertuigen kan leveren, doet mee aan een heel ander type contracten dan een bedrijf dat alleen opdrachten kan aannemen die met de eigen vloot kunnen worden uitgevoerd. Zakelijke travelmanagers in België en Nederland die regelmatig luchthavenvervoer regelen, willen geen drie verschillende leveranciers aansturen. Zij zoeken één betrouwbare partner die steeds voldoende capaciteit kan leveren.
Vervoerders die dit op tijd regelen, krijgen een duidelijk concurrentievoordeel: zij kunnen volmondig “ja” zeggen tegen opdrachten die hun concurrenten moeten weigeren. Wilt u zien hoe dit zich vertaalt naar een hogere omzet en winst? Lees dan ook: Omzetstrategieën: verhoog de winst van uw taxivloot met 30% zonder extra chauffeurs aan te nemen
Klaar om uw partnernetwerk op te bouwen?
CodiCo biedt aanbieders van luchthavenvervoer alles wat nodig is om een partnernetwerk op te bouwen en te beheren, zonder controle over uw merk, overzicht over de dispatch of duidelijkheid over de tarieven te verliezen. Verbind betrouwbare partners, stel vooraf afgesproken tarieven in vóór de eerste gedeelde boeking, volg iedere chauffeur in realtime en neem opdrachten aan die uw eigen wagenpark alleen niet kan uitvoeren.
Bekijk de prijsplannen van CodiCo — 7 dagen gratis proefperiode, geen contracten en geen verborgen kosten.
